Con este articulo brindamos es un buen punto de partida para los responsables de la labor de cobranza en cualquier institución que se dedica a dar crédito para aumentar sus ventas en una importante proporción. En Pulso Cobranzas SA, a través de nuestros servicios de capacitación y consultorías, nos dedicamos facilitar las herramientas necesarias que le ayuden a nuestros clientes a fortalecer su operación de cobranza y estar preparado ante situaciones adversas de impago.
Alcance: Es importante tener en perspectiva que porcentaje de la operación de cobro esta bajo su asignación, ya que en esa misma proporción será el impacto numérico planteado, ¿se utilizara una operación concentrada en montos? ¿o será dividida por zonas geográficas, sucursales, proveedores externos etc…? no siempre se tendrá el control total de toda la operación por tal razón es importante saber si el resto de actores están claros de sus funciones y metas asi como el porcentaje de impacto en los números globales.
Capacidad Instalada: Une vez que está definido el alcance, es importante saber si cuenta con la capacidad instalada suficiente para cubrir las necesidades de cobranza en términos de recursos. ¿Están disponibles todos los canales de cobro para todas las regiones y todos los actores? Las cargas de trabajo le pueden ayudar a definir la cantidad de cobradores que necesitará para mantener una relación de calidad en la operación. Un exceso de carga de trabajo influye en la frecuencia e intensidad de cobro que desea diseñar para su cartera de clientes.
Planificación de tareas: Ahora que ya sabe cuántos recursos tiene asignado y la capacidad instalada disponible, es hora de distribuir el trabajo de manera eficiente. ¿Quién realizara las llamadas telefónicas? ¿Quién realizara las visitas de campo? ¿Quién estará a cargo de las notificaciones electrónicas? Definir un organigrama que haga congruencia con las funciones y las jerarquías de supervisión será importante para ser eficaz. ¿Quien está en el alto mando, en el mando medio y quien realiza la gestión operativamente? Importante dedicar a un recurso que analice la información y documente e interprete los resultados históricos para realizar estrategias retadora Vs la champion.
Especialización del equipo: Es vital preguntarse cúal es el perfil adecuado del lider que realizará toma de decisiones y este es un asunto que debe tomarse con seriedad. ¿Qué nivel académico y capacidad de análisis tiene el alto mando y los mandos medios? ¿Cómo están sus habilidades de liderazgo? Hay que estar dispuesto a invertir lo suficiente para captar personal capacitado con experiencia o saber invertir en un plan de entrenamiento amplio que permita llevar a alguien sin experiencia a un buen nivel antes de activarlo operativamente.
Diseño de flujo de actividades: Esta es la parte toral de la estrategia, se debe pre-diseñar acciones a tomar ante las diferentes reacciones de los clientes, esto en un trabajo de inteligencia y contra-inteligencia, el colaborador debe estar empoderado hasta cierto límite (en su jerarquía) para moverse en un ambiente relativamente ambiguo ya que las circunstancias que producen el vencimiento de las facturas son variadas y cambiantes.
Monitoreo de la estrategia: Ninguna estrategia es infalible y el mundo con sus circunstancias es constantemente cambiante. El poder medir el nivel de eficiencia que tiene la estrategia con respecto a la meta planteada es esencial para la sobrevivencia. La tecnología es un buen punto a revisar en este punto ya que una de sus funciones principales es utilizar la información obtenida para conocer de forma estadística cual fué la reacción ante las acciones tomadas ante determinada estrategia y así conocer si la estrategia fue la adecuada.
Si te gustó este articulo y estás buscando ayuda para mejorar tus procesos de cobranzas, Contactenos para brindarte detalles de como podemos asistirle con nuestros servicios.
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